Was muss ein Wartungsplan enthalten?
Ein Wartungsplan ist kein optionales Dokument – er ist die Grundlage für rechtssichere Betreiberpflichten nach der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) und den DGUV-Vorschriften. Ohne vollständigen Wartungsplan kann im Schadensfall weder gegenüber Behörden noch gegenüber Versicherungen nachgewiesen werden, dass die Pflicht zur Instandhaltung erfüllt wurde.
Die DIN 31051 definiert vier Grundmaßnahmen der Instandhaltung (Wartung, Inspektion, Instandsetzung, Verbesserung) und gibt damit den Rahmen vor. Ein Wartungsplan muss folgende Pflichtfelder enthalten:
- Anlage mit eindeutiger Bezeichnung und ID – Maschine, Gerät oder Einrichtung klar identifizierbar
- Standort – Gebäude, Etage, Raum
- Art der Maßnahme – Wartung, Inspektion, Prüfung (nach DIN 31051)
- Rechtsgrundlage – BetrSichV §14, DGUV Vorschrift 3, Herstellervorgabe etc.
- Intervall – täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich oder nach Betriebsstunden
- Nächste Fälligkeit – berechnetes Datum der nächsten Durchführung
- Zuständige Person oder Firma – wer führt durch?
- Datum der letzten Durchführung
- Protokoll-Referenz – Verweis auf das Prüfprotokoll
- Ergebnis – OK, Mangel festgestellt, Folgemaßnahme
Kostenlose Wartungsplan-Vorlage (Tabellenstruktur)
Die folgende Tabelle zeigt die empfohlene Spaltenstruktur für einen Excel-Wartungsplan. Sie können sie direkt als Grundlage für Ihre eigene Vorlage verwenden:
| Anlage | Anlage-ID | Standort | Maßnahme | Norm/Grundlage | Intervall | Nächste Fälligkeit | Zuständig | Durchgeführt am | Protokoll-Nr. | Ergebnis | Mängel |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Aufzug Gebäude A | AUF-001 | EG Technikraum | Jährliche Sicherheitsprüfung | DGUV V54 / BetrSichV | Jährlich | 15.06.2025 | TÜV Rheinland | (eintragen) | (eintragen) | OK / Mängel | (eintragen) |
| Elektroverteiler | ELE-001 | Keller | Wiederk. Prüfung DGUV V3 | DGUV Vorschrift 3 | 4 Jahre | 01.03.2026 | E-Meister Schmidt | (eintragen) | (eintragen) | OK / Mängel | (eintragen) |
| Heizungsanlage | HZG-001 | Heizungskeller | Jahreswartung Brenner | BImSchV / Hersteller | Jährlich | 01.10.2025 | Heizungsbau Müller | (eintragen) | (eintragen) | OK / Mängel | (eintragen) |
| Feuerlöscher Büro | FL-001–005 | Alle Etagen | Jährliche Prüfung | DIN EN 3 / DGUV | Jährlich | 20.04.2025 | Brandschutz AG | (eintragen) | (eintragen) | OK / Mängel | (eintragen) |
| Automatiktür Eingang | TOR-001 | Haupteingang | Sachkundigenprüfung | ASR A1.7 / EN 16005 | Jährlich | 01.07.2025 | TürTechnik GmbH | (eintragen) | (eintragen) | OK / Mängel | (eintragen) |
| Lüftungsanlage Küche | LUE-001 | Küchenbereich | Hygieneinspektion | VDI 6022 | Jährlich | 15.09.2025 | Klima-Service Nord | (eintragen) | (eintragen) | OK / Mängel | (eintragen) |
↑ Diese Struktur können Sie direkt in Excel oder Google Sheets übernehmen. Weitere Zeilen für jede Anlage und Maßnahme hinzufügen.
Welche Normen bestimmen die Wartungsintervalle?
Die Wartungsintervalle richten sich nach Herstellervorgaben, Betriebssicherheitsverordnung und anerkannten Regeln der Technik. Ein Überblick der wichtigsten Intervalle:
Warum Excel-Wartungspläne mittelfristig nicht ausreichen
Die Excel-Vorlage hilft Ihnen beim Einstieg – aber je mehr Anlagen, Standorte und Dienstleister Sie verwalten, desto deutlicher werden die Grenzen:
In 3 Schritten vom Excel-Plan zur digitalen Wartungssoftware
Die Migration von Excel zu einer Wartungssoftware ist einfacher als gedacht – wenn Sie strukturiert vorgehen:
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