- Sie gestalten Ihr Protokoll frei – eigenes Logo, eigene Tabellen, eigene Prüfpunkte, statt einer starren Vorlage.
- Felder wie Kunde, Anlage, Standort und Datum werden automatisch befüllt – Sie tippen sie nie wieder ab.
- Ein KI-Entwurf (Beta) aus einem Foto Ihres bisherigen Formulars nimmt Ihnen den Großteil der Gestaltung ab.
- Ausfüllen funktioniert am Schreibtisch und auf dem Smartphone Ihrer Techniker im Feld.
Warum ein Standard-Formular meist nicht reicht
Ein generisches Ja/Nein-Formular deckt selten das ab, was Ihr Betrieb tatsächlich braucht. Viele Wartungsfirmen haben ihr Protokoll über Jahre optimiert: eine bestimmte Reihenfolge der Prüfpunkte, eine zweispaltige Tabelle mit „i.O.“ und „n.i.O.“, ein Firmenlogo im Kopf, ein fester Unterschriftsbereich am Ende. Ein solches Formular in eine starre Standard-Checkliste zu zwingen, kostet Wiedererkennung – bei Ihrem Kunden genauso wie beim eigenen Team, das ein anderes Layout gewohnt ist.
Der eigene Layout-Editor löst genau das: Sie bauen Ihr bisheriges Formular so nach, wie es tatsächlich aussieht – als digitale Vorlage, die künftig für jede Wartung automatisch mit den richtigen Daten befüllt wird.
Was Sie im Editor frei gestalten können
| Element | Wofür |
|---|---|
| Logo | Ihr Firmenlogo aus den Einstellungen erscheint automatisch – kein erneuter Upload je Formular. |
| Text & Eingabefelder | Statischer Text plus beschriftete Felder, die entweder frei ausgefüllt oder automatisch aus der Wartung befüllt werden. |
| Tabelle | Mehrspaltige Prüfpunkt-Tabellen (z. B. „Prüfpunkt / i.O. / n.i.O.“) – genau wie im Papierformular. |
| Kästen & Linien | Rahmen und Trennlinien für den optischen Aufbau, den Ihr bisheriges Formular hat. |
| Unterschrift | Ein Unterschriftsfeld, das der Techniker direkt auf dem Bildschirm signiert. |
Der Editor funktioniert wie ein einfaches Design-Tool: Elemente per Ziehen platzieren, Größe anpassen, ausrichten – inklusive Rückgängig/Wiederholen, falls etwas verrutscht.
Der eigentliche Zeitgewinn: automatisch befüllte Felder
Ein reines PDF-Formular abzutippen wäre kaum ein Fortschritt gegenüber Papier. Der Unterschied liegt in der Datenbindung: Felder wie Kundenname, Anlage, Standort, Datum, Prüfer oder Wartungsplan-Titel tragen Sie einmalig beim Gestalten als solche ein – bei jeder tatsächlichen Wartung werden sie danach automatisch aus dem jeweiligen Auftrag befüllt. Genauso Ihre eigenen Firmendaten: Name, Telefon, Adresse, USt-IdNr. – einmal in den Firmeneinstellungen hinterlegt, erscheinen sie auf jedem Protokoll, ohne dass jemand sie erneut eintippen muss.
Der schnellste Weg: KI-Entwurf aus einem Foto (Beta)
Ein Formular komplett von Null aufzubauen, kostet Zeit, die im Tagesgeschäft oft fehlt. Deshalb gibt es einen KI-gestützten Schnellstart: Sie laden ein Foto, einen Scan oder ein PDF Ihres bisherigen Papierformulars hoch – die KI erkennt Kopfbereich, Textfelder, Prüfpunkt-Tabellen und Unterschriftsbereiche und baut daraus automatisch einen ersten Entwurf im Editor.
Ausfüllen: am Schreibtisch oder direkt an der Anlage
Ist das Layout einmal gestaltet, ist es sofort für jede Wartung nutzbar – am Bildschirm im Büro genauso wie auf dem Smartphone Ihres Technikers im mobilen Portal. Anders als der Design-Editor ist das Ausfüllen bewusst ein normales, gestapeltes Formular statt eines pixelgenauen Overlays: keine Zoom-Gesten, keine verrutschten Finger auf kleinen Bildschirmen – nur ein Feld nach dem anderen, in der Reihenfolge Ihres Layouts. Am Ende entsteht ein fertiges PDF, exakt im Design, das Sie gestaltet haben.
Häufige Fragen
Fazit
Ihr eigenes Prüfprotokoll muss beim Digitalisieren nicht einem fremden Standard-Layout weichen. Mit dem Canvas-Editor bilden Sie es originalgetreu nach – mit automatisch befüllten Feldern statt Abtippen, optional beschleunigt durch einen KI-Entwurf aus einem einzigen Foto. Das Ergebnis ist ein Formular, das Ihre Kunden und Ihr Team wiedererkennen, nur eben digital.
Registrieren Sie Ihre Wartungsfirma kostenlos und gestalten Sie Ihr erstes eigenes Protokoll-Layout – per Editor oder direkt aus einem Foto.