Was sind automatisierte Prüfprotokolle?
Ein Prüfprotokoll dokumentiert, wann welche Anlage von wem geprüft wurde, was dabei festgestellt wurde und welche Maßnahmen folgen. Klassisch entsteht dieses Dokument auf Papier oder in einer Excel-Tabelle – nach der Wartung ausgefüllt, abgeheftet, im Zweifelsfall nicht mehr auffindbar.
Automatisierte Prüfprotokolle gehen einen Schritt weiter: Die Dokumentation erfolgt digital direkt während der Wartung – per Smartphone, Tablet oder Computer. Das System:
- erinnert automatisch an Fälligkeiten (Prüfintervalle aus BetrSichV, DGUV etc.)
- stellt Checklisten und Vorlagen bereit, die ausgefüllt werden
- speichert alle Einträge mit Zeitstempel und Benutzerkennung
- erzeugt bei Bedarf ein PDF-Protokoll zum Ausdrucken oder Versenden
- aktualisiert den Fälligkeitsstatus der Anlage sofort nach dem Eintrag
Der Begriff „automatisiert" meint dabei vor allem die automatische Nachverfolgung, Erinnerung und Nachweisführung – nicht das Protokollieren durch eine Maschine. Der Mensch führt die Prüfung durch und hält das Ergebnis fest; das System sorgt dafür, dass nichts vergessen wird und alle Daten an einem Ort bleiben.
Gesetzliche Grundlagen: Was muss protokolliert werden?
Mehrere Regelwerke verpflichten Betreiber zur Dokumentation von Prüfungen. Die wichtigsten sind:
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
§10 BetrSichV verlangt, dass Prüfungen von Arbeitsmitteln schriftlich oder elektronisch dokumentiert werden. Die Dokumentation muss mindestens enthalten:
- Art und Umfang der Prüfung
- Prüfdatum
- Name der prüfenden Person (inkl. Qualifikation)
- Festgestellte Mängel und Maßnahmen
- Ergebnis (sicher / nicht sicher / bedingt sicher)
§14 BetrSichV regelt zusätzlich die Prüfung überwachungsbedürftiger Anlagen (Aufzüge, Druckanlagen, etc.) mit verschärften Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten.
DGUV Vorschrift 3 (elektrische Anlagen)
Elektrische Betriebsmittel und Anlagen müssen nach DGUV V3 regelmäßig geprüft werden. Das Ergebnis wird im Prüfbuch oder digital festgehalten. Empfohlen werden digitale Prüfprotokolle mit Übergabe an den Betreiber.
DIN 31051 und interne Standards
DIN 31051 definiert Inspektion, Wartung, Instandsetzung und Verbesserung als Grundmaßnahmen der Instandhaltung. Für jede Inspektion ist eine Dokumentation sinnvoll und im Haftungsfall essenziell.
Wie funktioniert automatisierte Wartungsprotokollierung in der Praxis?
Der typische Ablauf mit einer Wartungsmanagement-Software sieht so aus:
Vorteile digitaler Prüfprotokolle gegenüber Papier und Excel
| Kriterium | Papier / Excel | Digitale Software |
|---|---|---|
| Fristenmanagement | Manuell nachzuhalten, fehleranfällig | Automatisch – Erinnerungen vor Fälligkeit |
| Auffindbarkeit | Suche im Ordner, zeitaufwändig | Sofortsuche nach Anlage, Datum, Typ |
| Rechtssicherheit | Unterschrift auf Papier | Digitaler Zeitstempel, nicht manipulierbar |
| Revisionssicherheit | Originalordner nötig | Cloud-Backup, jederzeit exportierbar |
| Mängelmanagement | Post-it oder Notiz im Protokoll | Ticket erstellen, verfolgen, dokumentieren |
| Dienstleister-Nachweis | Protokoll per Post oder E-Mail | Digitaler Eingang, direkt verknüpft |
| Aufwand pro Eintrag | 10–20 Minuten | 2–5 Minuten |
Automatisierte Protokollvorlagen: Was eine gute Software mitbringen muss
Nicht jede CMMS-Software unterstützt echte automatisierte Prüfprotokolle. Das sollten Betreiber beim Vergleich prüfen:
- Individuelle Checklisten: Die Software muss eigene Prüffelder erlauben – YESNO, Freitext, Messwerte, Fotos. Starre Vorlagen reichen nicht.
- Dienstleister-Integration: Externe Wartungsfirmen müssen Protokolle direkt einreichen können, ohne einen eigenen Zugang anlegen zu müssen (z.B. per QR-Code oder Einmallink).
- QR-Code je Anlage: Jede Anlage bekommt einen QR-Code, der sofort das richtige Formular öffnet – auch ohne Login. Das eliminiert Verwechslungen und spart Zeit vor Ort.
- Automatische Fristberechnung: Nach jedem Eintrag berechnet das System das nächste Fälligkeitsdatum automatisch – basierend auf dem konfigurierten Intervall.
- PDF-Export: Vollständige Prüfprotokolle im PDF-Format, mit Anlagenbezeichnung, Datum, Prüfer und Ergebnis – bereit für Behörden und Versicherungen.
- Revisionssicherer Verlauf: Alle Einträge sind unveränderlich gespeichert und mit Zeitstempel versehen. Nachträgliche Änderungen sind protokolliert.
- Mängelverfolgung: Festgestellte Mängel werden als Aufgaben oder Reparaturtickets angelegt und bleiben im System, bis sie behoben sind.
Für welche Anlagen lohnen sich automatisierte Prüfprotokolle?
Grundsätzlich für alle Anlagen mit regelmäßiger Prüfpflicht – besonders empfehlenswert bei:
Schritt-für-Schritt: Einführung automatisierter Prüfprotokolle im KMU
Die gute Nachricht: Der Umstieg auf digitale Prüfprotokolle ist kein IT-Großprojekt. KMU können es schrittweise umsetzen:
- Anlagen erfassen: Alle wartungspflichtigen Anlagen mit Typ, Standort und gesetzlichem Prüfintervall in die Software eintragen. Bestehende Excel-Listen können oft importiert werden.
- Prüfvorlagen anlegen: Für jeden Anlagentyp eine Checkliste erstellen – meist bieten Softwarelösungen Standardvorlagen, die angepasst werden können.
- QR-Codes anbringen: Jede Anlage bekommt einen QR-Code. Wartungstechniker und Dienstleister scannen diesen vor Ort und öffnen automatisch das richtige Formular.
- Dienstleister einbinden: Externe Wartungsfirmen erhalten Zugang (oft nur per Link oder QR-Code nötig) und reichen ihre Protokolle direkt digital ein.
- Überfälligkeits-Monitoring aktivieren: Dashboard und E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren, damit keine Fälligkeit mehr übersehen wird.
Häufige Fragen zu automatisierten Prüfprotokollen
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