Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und in der Betreiber-Cockpit-Anwendung ist:

DeWe Consulting UG (haftungsbeschränkt)
Garbenheimer Str. 24
35582 Wetzlar
E-Mail: info@betreibercockpit.online

2. Welche Daten wir verarbeiten

2.1 Beim Besuch der Website

Wenn Sie unsere Website aufrufen, speichert der Webserver automatisch technische Zugriffsdaten in sogenannten Server-Logfiles. Diese enthalten:

• IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene URL
• Browsertyp und -version sowie Betriebssystem
• HTTP-Statuscode

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb). Die Daten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

2.2 Bei Registrierung und Nutzung des Cockpits

Zur Nutzung der Anwendung erheben wir folgende Daten:

• Name und E-Mail-Adresse (Pflichtangaben für das Konto)
• Organisationsname und -einstellungen
• Von Ihnen eingetragene Betriebsdaten (Anlagen, Standorte, Wartungspläne etc.)
• Gerätekategorie zur Weiterleitung (Desktop/Mobil) – nicht dauerhaft gespeichert

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb).

2.3 Reichweitenanalyse (Google Analytics)

Auf der öffentlichen Website setzen wir nach Ihrer Einwilligung Google Analytics 4 (Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) ein. Dabei werden folgende Daten verarbeitet: gekürzte IP-Adresse (IP-Anonymisierung ist aktiviert), Gerätekategorie, Browsertyp, Betriebssystem, Herkunftsseite, aufgerufene Seiten sowie Verweildauer. Google Analytics verarbeitet diese Daten auf Servern in den USA. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Einwilligung kann jederzeit durch Löschen der Browser-Cookies widerrufen werden.

2.4 E-Mail-Versand

Wir versenden transaktionale E-Mails (Kontobestätigung, Passwortzurücksetzung, Fälligkeitserinnerungen) über den Dienst Resend (Resend Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit Resend besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Daten werden ausschließlich für den E-Mail-Versand verarbeitet.

Zusätzlich versenden wir an registrierte Nutzer automatisierte Hinweis-E-Mails, die in regelmäßigem Abstand einzelne Funktionen des Cockpits vorstellen („Feature-Tipps"). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer guten Produktnutzung durch Bestandskunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese E-Mails können jederzeit über den Abmelde-Link in der E-Mail oder in den Kontoeinstellungen deaktiviert werden, ohne dass dies andere Benachrichtigungen (z. B. zu Terminen oder Wartungen) betrifft.

2.5 Führerschein-Prüfung bei Fahrzeugbuchung (Fuhrpark)

Für einzelne Fahrzeuge im Fuhrpark-Modul kann der Betreiber eine Führerschein-Prüfpflicht aktivieren. In diesem Fall laden buchende Personen (Mitarbeitende oder, bei öffentlichen Buchungsseiten, externe Buchende) einmalig Fotos ihres Führerscheins (Vorder- und Rückseite) hoch, die ein Administrator oder Editor des Betreibers manuell prüft und freigibt oder ablehnt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer nachweisbar zulässigen Fahrzeugnutzung).

Die hochgeladenen Fotos werden ausschließlich verschlüsselt und nicht-öffentlich gespeichert und sind nur für Administratoren und Editoren des jeweiligen Betreibers einsehbar. Sie werden unmittelbar gelöscht, sobald die Prüfung abgeschlossen ist (Freigabe oder Ablehnung); werden hochgeladene Fotos nicht geprüft, werden sie spätestens nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Nach der Löschung der Fotos verbleiben ausschließlich der Prüfstatus und der Zeitpunkt der Prüfung gespeichert. Eine Freigabe ist 3 Monate gültig; danach ist für eine erneute Buchung ein neuer Upload erforderlich.

3. Cookies und Session-Daten

Betreiber Cockpit setzt technisch notwendige Cookies für den sicheren Betrieb der Anwendung ein. Auf der öffentlichen Website wird nach Ihrer Zustimmung Reichweitenanalyse (Google Analytics) geladen, die eigene Cookies setzt. Tracking- oder Marketing-Cookies werden nicht eingesetzt.

Kategorie 1: Technisch notwendige Cookies (immer aktiv)

Diese Cookies sind für den sicheren Betrieb der Anwendung unbedingt erforderlich und gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG von der Einwilligungspflicht ausgenommen.

Kategorie 2: Analyse-Cookies – Google Analytics (nur mit Einwilligung)

Technisch notwendige Cookies sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG von der Einwilligungspflicht ausgenommen. Google Analytics wird erst nach Ihrer Zustimmung über den Cookie-Hinweis geladen. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie Ihre Browser-Cookies löschen.

4. Datenweitergabe an Dritte

Wir geben personenbezogene Daten nur in folgenden Fällen weiter:

• Resend Inc. (E-Mail-Versand, San Francisco, USA) – Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Datenübermittlung auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)
• Stripe Inc. (Zahlungsabwicklung, San Francisco, USA) – Verarbeitung von Zahlungsdaten (Name, E-Mail, Rechnungsadresse) zur Abwicklung kostenpflichtiger Abonnements. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; Datenübermittlung auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln. Datenschutzerklärung von Stripe
• Vercel Inc. (Dateispeicherung via Vercel Blob, San Francisco, USA) – Hochgeladene Dateien (Wartungsprotokolle, Dokumente) werden verschlüsselt auf Vercel Blob gespeichert. Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; Datenübermittlung auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln.
• Datenbankhosting – Unser Datenbankbetreiber verarbeitet Daten ausschließlich auf Weisung im Rahmen eines AVV. Vercel in Frankfurt
• Google LLC (Google Analytics 4, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) – Reichweitenanalyse der öffentlichen Website. Verarbeitet werden anonymisierte Nutzungsdaten (gekürzte IP, Gerät, Seiten). Die Verarbeitung erfolgt nur nach Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. IP-Anonymisierung ist aktiviert. Datenübermittlung in die USA auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Datenschutzerklärung von Google
• An Behörden, sofern wir dazu gesetzlich verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder an Dritte für deren eigene Zwecke erfolgt nicht.

5. Datenspeicherung und Löschfristen

• Kontodaten: Bis zur Löschung des Kontos, anschließend sofortige Löschung
• Betriebsdaten (Anlagen, Wartungen): Verbleiben im System bis zur Kontolöschung
• Server-Logfiles: Maximal 30 Tage
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. Steuerunterlagen): bis zu 10 Jahre gemäß § 147 AO
• Führerschein-Fotos (Fuhrpark-Modul): Werden unmittelbar nach Prüfung durch den Betreiber gelöscht, spätestens nach 14 Tagen automatisch

Löschung inaktiver Konten (kostenlose Nutzung): Für Konten im kostenlosen Basistarif ohne aktives Abonnement gilt zusätzlich der Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO): Meldet sich über einen Zeitraum von 12 Monaten kein Nutzer des Kontos an, informieren wir per E-Mail über die bevorstehende Löschung. Erfolgt danach weitere 30 Tage kein Login, wird der Zugriff gesperrt. Ohne Rückmeldung werden Organisation und alle zugehörigen Daten weitere 14 Tage später endgültig und unwiderruflich gelöscht. Ein Login vor der Sperre setzt diese Frist zurück, und auch nach der Sperre genügt eine erfolgreiche Anmeldung mit den gewohnten Zugangsdaten, um das Konto selbst wieder zu entsperren. Konten mit aktivem, kostenpflichtigem Abonnement sind von dieser automatischen Löschung ausgenommen, solange das Vertragsverhältnis besteht.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte nach DSGVO Kapitel III:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Welche Daten wir über Sie gespeichert haben
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO): „Recht auf Vergessenwerden"
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Ihre Daten in maschinenlesbarem Format
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Gegen Verarbeitungen auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Jederzeit ohne Angabe von Gründen

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an: info@betreibercockpit.online

Sie haben außerdem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu beschweren. In Deutschland ist dies der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) oder die Landesbehörde Ihres Bundeslandes.

7. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen:

• HTTPS/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hashwerte gespeichert (nie im Klartext)
• JWT-basierte Session-Tokens mit kurzem Ablaufzeitraum
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) innerhalb der Anwendung
• Lückenlose Audit-Protokollierung aller sicherheitsrelevanten Aktionen

8. Drittlandübermittlung

Folgende Dienstleister haben ihren Sitz in den USA. Die Datenübermittlung erfolgt jeweils auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO:

• Resend Inc. – Datenschutzerklärung
• Stripe Inc. – Datenschutzerklärung
• Vercel Inc. – Datenschutzerklärung
• Google LLC (nur bei erteilter Einwilligung) – Datenschutzerklärung

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Dienste anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail.