Software für Prüf- und Wartungsdokumentation –
Prüfprotokolle digital, DGUV-konform.
Prüffristen werden vergessen. Protokolle liegen in Ordnern. Bei der nächsten Betriebsprüfung fehlt der Nachweis. BetreiberCockpit digitalisiert Ihre Prüf- und Wartungsdokumentation — normkonform nach BetrSichV §14, DGUV Vorschrift 3 und DIN 31051.
Automatische Erinnerungen, digitale Prüfprotokolle, revisionssichere Archivierung — alles in einem System. Kostenlos startbar, ohne IT-Kenntnisse einsetzbar.
Was ist Prüf- und Wartungsdokumentation?
Prüf- und Wartungsdokumentation ist die schriftliche oder digitale Aufzeichnung aller Prüfungen und Wartungsmaßnahmen an technischen Anlagen, Arbeitsmitteln und Betriebseinrichtungen. Sie ist keine Kür — sie ist gesetzliche Pflicht.
Die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) §14 schreibt vor, dass Betreiber alle Prüfungen dokumentieren und die Nachweise auf Verlangen vorlegen müssen. Fehlt der Nachweis, haftet der Betreiber im Schadensfall — auch dann, wenn die Prüfung tatsächlich durchgeführt wurde.
DIN 31051 unterscheidet vier Grundmaßnahmen der Instandhaltung: Inspektion (Zustandsbeurteilung), Wartung (Erhaltung des Sollzustands), Instandsetzung (Wiederherstellung des Sollzustands) und Verbesserung. Jede dieser Maßnahmen ist separat zu dokumentieren.
- Bußgelder bis 30.000 € nach § 25 ArbSchG bei fehlendem Prüfnachweis
- Behördliche Stilllegung von Anlagen bei nicht nachgewiesenen Prüfungen
- Persönliche Haftung des Betreibers bei Personen- oder Sachschäden
- Erlöschen des Versicherungsschutzes bei nachweisbar fehlender Wartungsdokumentation
So sieht Prüfdokumentation ohne Software aus
Betriebe die auf Excel, Papier oder E-Mails setzen, kennen diese Probleme alle zu gut.
Wartungs- und Prüfintervalle stehen in Excel, auf Zetteln oder in Köpfen einzelner Mitarbeiter. Fällt jemand aus, verpassen Sie Fristen — und merken es erst, wenn der Prüfer vor der Tür steht.
Prüfprotokolle liegen als PDFs auf Servern, in Ordnern oder als E-Mail-Anhänge. Bei einer Betriebsprüfung oder einem Schadenfall dauert die Suche Stunden — oder die Dokumente sind nicht mehr auffindbar.
Ohne lückenlosen Prüfnachweis haften Betreiber im Schadensfall persönlich. BetrSichV §14 schreibt die schriftliche Dokumentation aller Prüfungen vor. Mündliche Aussagen reichen vor Gericht nicht.
DGUV Vorschrift 3 schreibt elektrische Prüfungen in festen Intervallen vor. Ohne automatische Erinnerung werden Wiederholungsprüfungen zu spät oder gar nicht durchgeführt — ein vermeidbares Bußgeldrisiko.
Prüf- und Wartungsdokumentation digital, normkonform, lückenlos
BetreiberCockpit erfasst, erinnert, archiviert — und liefert den Prüfnachweis auf Knopfdruck.
Das System erinnert Verantwortliche per E-Mail, sobald eine Prüffrist nahrt — konfigurierbar nach Tagen vor Fälligkeit. Keine Prüfung wird mehr versäumt.
Prüfergebnisse, Datum, Prüfer und nächste Fälligkeit direkt im System erfassen. Alle Protokolle sind sofort abrufbar — revisionssicher und DSGVO-konform.
BetreiberCockpit unterstützt die Dokumentationsanforderungen der BetrSichV §14, DGUV Vorschrift 3 und DIN 31051. Audit-Protokoll auf Knopfdruck.
Prüfer scannen den QR-Code der Anlage und sehen sofort alle Prüfhistorien. Neue Prüfungen werden direkt vor Ort per Smartphone erfasst — ohne Rückweg ins Büro.
Alle Prüfnachweise werden unveränderlich gespeichert. Server ausschließlich in Deutschland. DSGVO-konformer AVV auf Anfrage. Aufbewahrung nach BetrSichV-Vorgaben.
Externe Prüfdienstleister erhalten kostenlosen Zugang zu ihrem Bereich. Prüfprotokolle werden digital übergeben — kein Papierchaos, keine verlorenen Dokumente.
Unterstützte Normen und Vorschriften
BetreiberCockpit ist auf die wichtigsten deutschen Prüf- und Instandhaltungsnormen ausgelegt.
Weitere branchenspezifische Normen (z.B. VDMA 24186, GEFMA 190/720) können individuell abgebildet werden.
In 3 Schritten zur lückenlosen Prüfdokumentation
Erfassen Sie Ihre Anlagen, QR-Code drucken, Prüfintervalle hinterlegen. Fertig in unter 30 Minuten — ohne IT-Kenntnisse.
Das System erinnert zuständige Prüfer und Wartungsfirmen rechtzeitig per E-Mail. Kein Fristversäumnis mehr.
Prüfer dokumentieren direkt per Smartphone oder Desktop. Prüfnachweis ist sofort verfügbar — revisionssicher und DSGVO-konform.
Häufige Fragen zur Prüf- und Wartungsdokumentation
Was muss bei der Prüf- und Wartungsdokumentation nach BetrSichV §14 enthalten sein?▾
Prüfdokumentation nach BetrSichV §14 muss mindestens folgende Angaben enthalten: Datum der Prüfung, Name des Prüfers (und seine Qualifikation), geprüfte Anlage oder Arbeitsmittel, Prüfergebnis (Mängel, Freigabe oder Sperrung) sowie das Datum der nächsten Prüfung. BetreiberCockpit erfasst alle diese Felder strukturiert und speichert sie revisionssicher.
Wie lange müssen Prüfprotokolle aufbewahrt werden?▾
Die Aufbewahrungsfrist für Prüfprotokolle ist gesetzlich nicht einheitlich geregelt. Die BetrSichV schreibt vor, dass Prüfnachweise bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden müssen. In der Praxis empfehlen Arbeitsschutzexperten 10 Jahre. Für bestimmte Anlagen wie Aufzüge oder Druckbehälter gelten abweichende Fristen. BetreiberCockpit archiviert alle Protokolle dauerhaft und DSGVO-konform.
Kann Software die Prüfpflicht nach DGUV Vorschrift 3 erfüllen?▾
Die Durchführung der Prüfung selbst muss durch eine befähigte Person oder eine zugelassene Überwachungsstelle erfolgen — das kann keine Software übernehmen. BetreiberCockpit übernimmt die Fristenüberwachung, die strukturierte Erfassung der Prüfergebnisse und die revisionssichere Archivierung der Nachweise. Das macht den Unterschied zwischen lückenhafter und lückenloser Dokumentation.
Was ist der Unterschied zwischen einer Prüfung und einer Wartung?▾
Nach DIN 31051 sind Inspektion (Prüfung) und Wartung zwei der vier Grundmaßnahmen der Instandhaltung. Eine Prüfung beurteilt den Ist-Zustand einer Anlage. Eine Wartung erhält den Soll-Zustand durch vorbeugende Maßnahmen. Beide Tätigkeiten müssen nach BetrSichV getrennt dokumentiert werden. BetreiberCockpit unterscheidet beide Maßnahmen in der Protokollführung.
Wie viele Anlagen kann ich in BetreiberCockpit verwalten?▾
Der kostenlose Free-Plan unterstützt eine begrenzte Anzahl von Anlagen. Die Bezahltarife ab 29 € / Monat bieten unbegrenzte Anlagen ohne Aufpreis. BetreiberCockpit eignet sich für Betriebe mit 5 bis über 500 verwalteten Anlagen.
Kann BetreiberCockpit externe Prüfdienstleister einbinden?▾
Ja. Externe Prüfdienstleister erhalten kostenlosen Zugang zu einem eigenen Portal. Sie können Prüfergebnisse direkt eintragen und Protokolle hochladen. Der Betreiber erhält automatisch eine Bestätigungsbenachrichtigung und kann die Prüfung digital abnehmen — ohne Papierchaos.
Ist BetreiberCockpit auch für die wiederkehrende Prüfung von Arbeitsmitteln nach UVV geeignet?▾
Ja. BetreiberCockpit unterstützt beliebige Prüfintervalle (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich oder individuell). Für jede Anlage lassen sich mehrere parallele Prüfpläne mit unterschiedlichen Intervallen anlegen — zum Beispiel jährliche DGUV-V3-Prüfung und monatliche Sichtprüfung an derselben Anlage.
Prüfdokumentation digitalisieren — kostenlos starten
BetreiberCockpit ist in 30 Minuten einsatzbereit. Keine IT-Kenntnisse, kein Kreditkarte, kein Demo-Prozess. Einfach registrieren und loslegen.
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